對應(yīng)中大型企業(yè)來講，在對企業(yè)文檔知識管理的同時，對企業(yè)文檔的管理，有更高的要求，需要滿足行業(yè)內(nèi)的認(rèn)證規(guī)范，有規(guī)范科學(xué)的文檔質(zhì)量體系管理要求。所有的ISO文件將實現(xiàn)全生命周期的嚴(yán)格管控，包括文件的創(chuàng)建、審核、培訓(xùn)、發(fā)布簽收、執(zhí)行修訂、歸檔、回收廢止

問題場景
1ISO文檔分散，無法集中管理

2 文檔信息不規(guī)范：編號重復(fù)等

3 ISO文檔查找不便，耗時耗力

4 版本管理混亂，新舊版本混淆

5 審批過程繁瑣，效率低下

6 無法及時分發(fā)與反饋

7 紙質(zhì)文檔，浪費資源

8 文控人員工作繁重，壓力山大

產(chǎn)品功能

ISO文件管理 | GMP文件管理

在市場競爭日趨激烈的今天，優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品質(zhì)量和高效的企業(yè)管理是企業(yè)取得市場先機(jī)的關(guān)鍵。文檔系統(tǒng)幫助企業(yè)加快體系文檔的流程審批過程，保證文檔版本的一致性，提高文檔查詢的效率，實現(xiàn)ISO文件的全程電子化管理，為企業(yè)提高效率、節(jié)約人力成本、推進(jìn)質(zhì)量管理理念的落實。

文檔管理系統(tǒng)對企業(yè)文檔進(jìn)行安全的集中管理，對質(zhì)量文件的建立、更新、審批、會簽、回收、借閱和下發(fā)過程進(jìn)行控制，就文件更新、審批、待辦任務(wù)發(fā)送通知，督促辦理，加快事務(wù)處理進(jìn)程；文檔管理系統(tǒng)可以自動生成文檔編號，確保員工訪問文檔的最新版本，同時保存文檔的舊版本和所有訪問、修訂日志；文檔管理系統(tǒng)強(qiáng)大的搜索引擎可以作基于文檔屬性、編號、版次等多維度查詢，支持文件內(nèi)容搜索，記錄文檔引用關(guān)系和提供紙質(zhì)文檔電子化管理。

制訂、修訂、取號

多人協(xié)作制訂、修訂文檔，通過任務(wù)推送，主動通知責(zé)任人。支持文檔的多版本管理。支持調(diào)取模板創(chuàng)建文檔，支持在線編輯文檔。

系統(tǒng)能夠依照規(guī)則自動生成文檔編號，并將編號自動添加到文檔。

會簽、審批

多部門評審文檔修編意見，會簽文檔新編、修訂內(nèi)容。修訂好的文檔按照文檔管理辦法進(jìn)行逐級審批，流程中發(fā)送通知給審批責(zé)任人，發(fā)起人可查詢審批進(jìn)度。

文件分發(fā)

支持電子文件分發(fā)和紙質(zhì)文件分發(fā)管理。依照權(quán)限逐級分發(fā)電子文件，自動通知到人，并保留分發(fā)和學(xué)習(xí)記錄。可以控制紙質(zhì)文件的打印份數(shù)，制定分發(fā)、回收任務(wù)，記錄分發(fā)情況。

培訓(xùn)

系統(tǒng)記錄在線學(xué)習(xí)、培訓(xùn)情況，提供分項統(tǒng)計報表，監(jiān)督員工在規(guī)定時間完成學(xué)習(xí)。

通知

發(fā)布各種通知：修訂文件、新版本發(fā)布、培訓(xùn)通知等。通知方式多樣：郵件、短信、RTX等。

搜索

對文件內(nèi)容進(jìn)行模糊檢索、全文檢索，及索引卡檢索，檢索的內(nèi)容可以是發(fā)布時間、審批人、文件版本、文件標(biāo)題和正文。為了保障安全，搜索被限制在用戶權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行。

紙質(zhì)文檔電子化

將紙質(zhì)文檔掃描、OCR，并按照一定規(guī)范存儲到文件系統(tǒng)中。

安全

區(qū)分使用部門，對手冊逐級授權(quán)，權(quán)限設(shè)置可以具體到某個文檔，某個版本，允許對文檔進(jìn)行的操作，如：閱讀、下載、打印、分發(fā)、刪除、升級等，從而避免文檔被誤操作，降低機(jī)密文檔被盜風(fēng)險。

統(tǒng)計

提供文檔量、分布情況、新發(fā)布文檔的統(tǒng)計；提供權(quán)限報告、手冊使用情況報告等。