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企業(yè)文檔管理信息化改革

發(fā)布源:深圳維創(chuàng)信息技術(shù)發(fā)布時(shí)間:2020-09-16 瀏覽次數(shù):

近年來,傳統(tǒng)企業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)大潮的推動(dòng)下,紛紛加快了企業(yè)信息化建設(shè)的步伐,而傳統(tǒng)的文檔管理模式已無法適應(yīng)現(xiàn)代化的企業(yè)發(fā)展需求,亟需引進(jìn)先進(jìn)的管理辦法與工具經(jīng)驗(yàn),促進(jìn)企業(yè)信息化改革。

  一、傳統(tǒng)企業(yè)文檔管理現(xiàn)狀  文檔管理意識(shí)薄弱  多數(shù)傳統(tǒng)企業(yè)對(duì)文檔管理工作不重視,意識(shí)懈怠,文檔管理專業(yè)程度不夠。

普遍存在文檔信息更新不及時(shí),保存方式不合理,信息殘損缺失、數(shù)據(jù)不安全易泄漏等系列問題。

一方面是文檔管理工作枯燥,員工缺少熱情,容易產(chǎn)生懈怠。

另一方面是由于文檔管理工作不能快速促進(jìn)業(yè)務(wù)改進(jìn)或直接帶來收益,企業(yè)員工往往忽視其重要性。

這些都影響著文檔管理工作的專業(yè)化進(jìn)程。

  文檔管理設(shè)備和技術(shù)落后  由于文檔管理工作缺少管理經(jīng)驗(yàn)與先進(jìn)工具支持,導(dǎo)致企業(yè)文檔管理整體落后。

一些企業(yè)仍然采用共享文件夾和FTP服務(wù)器這樣的傳統(tǒng)文件管理方式,文件的安全性無法保障、文件被修改后無法存儲(chǔ)歷史版本、文件被刪除無法恢復(fù)導(dǎo)致文件的丟失等一系列問題與諸多安全隱患仍存在。

伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展與企業(yè)業(yè)務(wù)的深入,共享文件夾和FTP服務(wù)器已經(jīng)無法滿足日益增長(zhǎng)的文件存儲(chǔ)、共享及應(yīng)用需求。

這個(gè)時(shí)候,企業(yè)及時(shí)引進(jìn)一個(gè)高效專業(yè)的企業(yè)文檔管理系統(tǒng),顯得迫切與關(guān)鍵。

  二、企業(yè)文檔管理工作改進(jìn)策略和方法  樹立現(xiàn)代化的文檔管理理念  思維策略決定執(zhí)行方式,在企業(yè)內(nèi)至上而下樹立現(xiàn)代化的文檔管理理念,提高全體員工對(duì)文檔管理工作的重視,是實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔管理信息化革新的前提。

只有改革傳統(tǒng)文檔管理觀念,實(shí)現(xiàn)思想轉(zhuǎn)變,才能自覺投入文檔管理工作,保持熱情,提高積極性。

  搭建文檔管理平臺(tái), 提高辦公自動(dòng)化水平  伴隨計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展,越來越多的企業(yè)享受到了信息化改革的快捷便利。

適時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理手段,搭建專業(yè)高效的企業(yè)文檔管理平臺(tái)是加快企業(yè)信息化建設(shè),逐步提升管理效率的保障。

作為國(guó)內(nèi)領(lǐng)先的文檔管理解決方案提供商,開始云文檔管理系統(tǒng)可以幫助企業(yè)解決文件存儲(chǔ)備份、分類管理、分享協(xié)作、版本管理、權(quán)限設(shè)置等需求,有助于提高員工的工作效率,降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本。

  統(tǒng)一文檔管理標(biāo)準(zhǔn),建立文檔管理制度  制定相應(yīng)的文檔管理工作制度,對(duì)員工進(jìn)行行為規(guī)范,可以有效提高文檔管理工作的效率。

首先要對(duì)文檔管理工作體制進(jìn)行改革,制定標(biāo)準(zhǔn)化的作業(yè)流程,確保文檔管理工作規(guī)范有序,科學(xué)合理。

其次要加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)指導(dǎo),熟練業(yè)務(wù),提升員工的專業(yè)度,使得文檔管理工作變得規(guī)范、可控。

  


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